ChatGpt活用事例：ChatGPTとExcelで業務効率化（第１弾）

Excelでの作業に時間がかかったり、ミスが多発したりして、ストレスを感じたことはありませんか？関数の使い方を調べたり、データの分析をしたりするのは、かなりの労力が必要ですよね。でも、ご安心ください。最新のAIチャットボット「ChatGPT」が、そんなExcelの悩みを解消してくれます。

Tanaka Haruki

March 7, 2024

ChatGPTは、複雑な関数の作成やデータ分析のアドバイスなど、まるでExcelのパーソナルアシスタントのように、様々なサポートを提供してくれます。

この記事では、ChatGPTがどのようにしてあなたのExcel作業を簡単にしてくれるのか、実用的な例を交えてご紹介します。これからは、一人でExcelに苦戦する必要はありませんよ！

ChatGPTって何？

「ChatGPT」とは、自然な会話が可能なAI（人工知能）技術です。文章作成のサポートや質問への回答など、多方面で活躍します。特にExcelデータの分析において、ChatGPTは大きな助けとなります。

ChatGPTの活用事例：Excel業務の効率化

Excelデータの質問

例えば、Excelに蓄積された売上データがあるとします。どの商品が最も売れたのか、どの月が売上が高かったのかなど、具体的な質問をChatGPTに投げかけることができます。ChatGPTはその質問に基づいて、データを分析し、答えを提供してくれます。

レポート作成のサポート

Excelで収集したデータを基にレポートを作成する際も、ChatGPTが文章作成をサポートしてくれます。データの要約や分析結果の説明など、専門的な知識が求められる部分でも、ChatGPTがわかりやすく説明してくれるのです。

フォーミュラ（関数）の説明

Excelにはさまざまなフォーミュラ（関数）がありますが、それらを理解するのは初心者には難しいかもしれません。ChatGPTにフォーミュラの意味や使い方を尋ねることで、より簡単にExcelを使いこなすことができるようになります。

カスタム関数の作成

ChatGPTはプログラミングに関する知識も持っています。そのため、Excelで特定の作業を自動化したい場合、ChatGPTにカスタム関数の作成を手伝ってもらうことが可能です。これにより、繰り返し行う作業を効率化できます。

Chatgpt 活用事例：実際にChatGPTでExcelを操作してみよう

田中さんは、オンラインで商品を販売しており、売上の精算作業に追われています。しかし、Excel作業に苦労している様子。

まず、田中さんが行う作業は、二つです。

売上計算：売上＝売上=原価-手数料-配送料
シート分け：月ごとにシートを分ける

下記のエクセルが田中さんが苦労しているエクセルファイルです。

エクセル関数やVBAは便利ですが、それらに不慣れな方にとっては、作業に時間がかかってしまうことがあります。しかし、GPT-4を使えば、そうした作業も簡単に行うことができます。

Chatgptでエクセルファイルを操作

まず、田中さんがChatGPTで行う作業は以下の通りです。

ファイルを添付するために、クリップをクリックします。
ファイルをアップロードします。
プロンプトを入力します。
↑矢印をクリックします。

ChatGPTに提供した、プロンプト
1.売上を計算してください。売上=原価-手数料-配送料です。
2.月ごとにシートを分けてください。
3.作業が終わったら、完成したファイルをダウンロードしてください。

ChatGptの回答
ファイルの内容を確認した後、指示に従って売上を計算し、月ごとにシートを分け、最後に完成したファイルをダウンロードできるように準備します。まずはファイルの内容を確認しましょう。ファイルには「Sheet1」という名前のシートが1つ含まれています。次に、このシートの内容を確認しましょう。シート「Sheet1」には、日付、JANコード、原価、手数料、配送料、そして未計算の売上が含まれています。指示に従って、売上を「原価 - 手数料 - 配送料」として計算し、その後データを月ごとに分けて、新しいExcelファイルに保存します。まずは売上を計算しましょう。売上を計算しました。次に、データを月ごとに分けて、それぞれの月に対応する新しいシートを作成します。この作業を進めていきます。売上を計算し、データを月ごとに分けたExcelファイルを作成しました。下記のリンクから完成したファイルをダウンロードできます：
ダウンロードする

View Analysisをクリックすると、ChatGptが行なった作業のpythonコードも確認できます。

最終的にChatGPTが提供したダウンロードファイルを開けば、売上が計算されており、それが月別にシートで区切られているのを確認することができます。このようにデータを整理することで、各月の売上を一目で把握しやすくなり、分析や比較がしやすくなります。エクセルを使ったこの方法は、ビジネスの現場での報告やプレゼンテーションにおいても役立ちます。

このように、ChatGPTを活用することで、Excelのデータ分析やレポート作成、フォーミュラの理解、カスタム関数の作成など、さまざまな作業を簡単かつ効率的に行うことが可能になります。初心者の方も、ぜひこの機会にChatGPTとExcelの組み合わせを試してみてください。新たな発見や学びがあるはずです。

ChatGPT活用事例シリーズ

ChatGpt活用事例：ChatGPTとExcelで業務効率化の第２弾はこちらから
ChatGpt活用事例：ChatGPTとExcelで業務効率化の第３弾はこちらから

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ChatGPTとExcelを活用した業務効率化に関するFAQ

Q1: ChatGPTとは何ですか？

A1: ChatGPTは、自然言語処理を用いて人間のように会話ができるAI（人工知能）です。文章作成のサポートや質問に答えるなど、多岐にわたるタスクに対応できます。

Q2: ChatGPTをExcel作業にどう活用できますか？

A2: ChatGPTは、Excelの複雑な関数の作成、データ分析のアドバイス、レポート作成のサポートなど、Excel作業を効率化するための様々なサポートを提供できます。まるでパーソナルアシスタントのように働きます。

Q3: Excelでのデータ分析をChatGPTに依頼するにはどうすればいいですか？

A3: Excelに蓄積されたデータに関する具体的な質問をChatGPTに投げかけることで、データ分析を依頼できます。例えば、「どの商品が最も売れたか？」や「どの月が売上が高かったか？」などの質問が可能です。

Q4: ChatGPTによるレポート作成のサポートはどのようなものですか？

A4: ChatGPTは、Excelで収集したデータに基づいてレポートを作成する際に、データの要約や分析結果の説明をサポートします。専門的な知識が必要な部分でも、わかりやすい言葉で説明してくれるため、レポート作成が容易になります。

Q5: Excelのフォーミュラを理解するのが難しい時、ChatGPTはどのように役立ちますか？

A5: Excelのフォーミュラや関数が初心者には難しい場合、ChatGPTにその意味や使い方を尋ねることができます。ChatGPTは、フォーミュラの基本から応用まで、簡単に理解できるように説明してくれます。

Q6: ChatGPTを使ってExcelで特定の作業を自動化するには？

A6: ChatGPTはプログラミングに関する知識も持っているため、Excelでの特定作業を自動化したい場合、カスタム関数の作成を手伝ってもらうことができます。これにより、繰り返し行う作業の効率化が図れます。

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